Gäste elektronisch melden: Die Zukunft des Meldewesens ist digital

Lebe wohl, Papiermeldeschein

„Ruhe in Frieden, handbeschriebener Meldeschein!“ – mit einer Träne im Knopfloch verabschieden wir uns von per Hand ausgefüllten Gästeblättern und angestaubten Meldeblöcken. Meldezettel gesellen sich zu Schreibmaschinen und Telefonzellen ins Museum ausrangierter Technologie.

Heute läuft das Meldewesen digital: Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen oder Campingplätze melden ihre Gäste elektronisch an die Meldebehörde. Auch die Gäste profitieren von Lösungen wie Self-CheckIn, digitale Signatur oder mobile Gästekarte. In diesem Artikel erfahren Sie, was hinter der Digitalisierung des gesetzlich vorgeschriebenen Meldewesens steckt – und warum das eine gute Nachricht für alle Gastgeber:innen ist.

Begriffsklärung: Ortstaxe, Kurtaxe, City Tax

Bevor wir in die Geschichte und Zukunft eintauchen, klären wir ein paar Begriffe im Gästemeldewesen, die gerne für Verwirrung sorgen.

• Meldebehörde: Sind je nach Region verschiedene Institutionen, die sich hoheitlich ums Gästemeldewesen kümmern. Das können Landesbehörden, die zuständigen Gemeinden oder – in manchen Regionen – der für das Meldewesen zuständige Tourismusverband sein.

Es gibt verschiedene Phasen, in denen sich eine Meldung befindet. Danach unterscheiden sich diese Begriffe:

• Pre-CheckIn: Unterkünfte können die für die Meldung benötigten Daten der Gäste bereits vor der Anreise abfragen. Gäste erhalten dazu einen Link mit Eingabemaske und tragen ihre Daten selbst ein. Der Pre-CheckIn ist noch keine Meldung, die Daten werden aber ins System übernommen und können später in eine Voranmeldung oder Meldung umgewandelt werden.
• Voranmeldung: Eine Voranmeldung entspricht einer Reservierung, also einem Vor-Aviso. Sie ist noch keine Meldung; erst wenn sie umgewandelt wird, erhält sie eine Meldeschein-Nummer und die Gemeinde sieht die Daten. Praktisch, wenn sich spontan bei der Anreise etwas an den Daten ändert, eine Voranmeldung kann man ändern, eine Meldung nicht mehr.
• Die eigentliche Meldung je Gast oder besser gesagt je anreisender Gruppe. Sie hat eine Meldescheinnummer und kann zwei Stati haben: angereist oder abgereist.

Die mit der Meldung fällige Abgabe hat auch viele Bezeichnungen, die manchmal verwirrend sein können:

• Ortstaxe: In Österreich eine Gemeindesteuer, die pro zahlender Übernachtung im Gemeindegebiet eingehoben wird.
• Kurtaxe: Oft synonym mit Ortstaxe verwendet, gilt aber eigentlich nur in staatlich anerkannten Kurorten, zweckgebunden zur Finanzierung von kurort-spezifischer Infrastruktur.
• Nächtigungsabgabe: In manchen Bundesländern (z.B. Steiermark) eine Landesabgabe, ebenfalls pro Gast und Nacht, nicht auf Kurorte beschränkt.
• Aufenthaltsabgabe: Ebenfalls in Österreich gebräuchlich, je nach Bundesland synonym zu Ortstaxe oder Nächtigungsabgabe verwendet; auch hier pro Nacht und Gast.
• City Tax / Bettensteuer: Vor allem in deutschen Städten üblich, teils pro Nacht, teils prozentual vom Übernachtungspreis.

Kurz gesagt: Unterschiedliche Namen, aber alle meinen eine Abgabe pro Gast und Nacht – gedacht zur Finanzierung touristischer Einrichtungen und Leistungen.

 

Wer hats erfunden? Kurzer geschichtlicher Abriss

Die Idee, Gäste zu registrieren und Abgaben einzuheben, ist nicht neu. Bereits im Jahr 1507 wurde in der Kurstadt Baden-Baden die erste Kurtaxe erhoben. Markgraf Christoph I. gab zu dieser Zeit eine Stadtordnung für das Bäder- und Heilungswesen heraus, in deren Rahmen erstmals eine Gebühr von 6 Pfennigen pro Badegast festgesetzt wurde. Diese Abgabe diente der Finanzierung und Ordnung des aufstrebenden Kurbetriebs, der bereits organisatorisch durch einen Kurmeister (Kurdirektor) betreut wurde. (Quelle: Schwarzwald-Informationen)

In Österreich gibt es gesicherte Hinweise auf Nächtigungsabgaben seit 1842, beispielsweise in Bad Ischl. Im 19. Jahrhundert setzte sich die Abgabe dann flächendeckend durch. Papiermeldescheine mit Durchschlägen, Stempel und Schreibmaschinen gehörten jahrzehntelang zum Alltag.

Status quo & Entwicklungen

Ein paar Beispiele für aktuelle politischen und rechtliche Entwicklungen im Meldewesen …

• Burgenland: Der Vorreiter in Österreich! Das digitale Meldewesen wurde hier mit dem Burgenländischen Tourismusgesetz 2021 gesetzlich verankert. Seit Anfang 2022 sind alle rund 1.400 Betriebe in 136 Gemeinden verpflichtet, ihre Gästemeldungen ausschließlich digital abzugeben – damit ist das Burgenland das erste Bundesland Österreichs mit einem flächendeckenden elektronischen Meldewesen. Umgesetzt wird dies über das einheitliche System Deskline von feratel, das von der Erfassung bis zur Gästekarte alle Schritte digital abbildet. Die Umstellung führte zu einer spürbaren Entbürokratisierung und Zeitersparnis durch Echtzeiterfassung und automatisierte Verarbeitung.
  (Quelle ots.at)
• Oberösterreich: Flächendeckend elektronische Meldung, seit der Novelle des österreichischen Tourismusgesetzes 2023 verpflichtend „… mittels einheitlichen automatisationsunterstützen System …“ (Quelle Oberösterreich Tourismus).
• Salzburg: Seit 1.5.2025 gibt es das „Guest Mobility Ticket“ für alle Gäste im Bundesland, gekoppelt an die digitale Meldung. Grundlage ist die Salzburger Tourismusgesetz-Novelle 2023. Damit wurde die elektronische Gästemeldung quasi durch die Hintertüre in allen Gemeinden verbindlich eingeführt. Zur Finanzierung wird in der ersten Phase vom 1. Mai 2025 bis zum 30. April 2027 eine Mobilitätsabgabe von 0,50 Euro pro Person und Übernachtung  eingehoben. Ab dem 1. Mai 2027 erhöht sich diese Abgabe auf 1,10 Euro pro Person und Übernachtung.

  

• Tirol: Schon immer sehr hohe Digitalquote aber erst ab 1.11.2025 gilt für alle Unterkünfte die Pflicht zur elektronischen Gästemeldung. Die gesetzliche Grundlage dafür ist die Tiroler Tourismusgesetz-Novelle 2024, die diese Verpflichtung für alle Betriebe festschreibt.
• Kärnten: Auch in Kärntner arbeitet man an einem neuen Tourismusgesetz. Kernstück ist eine Aufenthaltsabgabe, die die bisherige Orts- und Nächtigungstaxe ersetzt. Statt derzeit 2,70 Euro sollen Gäste künftig 3,60 Euro pro Nacht zahlen, zusätzlich ist eine Mobilitätsabgabe von 90 Cent vorgesehen. Damit würden pro Nächtigung insgesamt 4,50 Euro fällig.
• Deutschland: Seit der Novelle des Bundesmeldegesetzes 2020 in Deutschland sind digitale Meldescheine rechtlich möglich und zugelassen. Insbesondere wurde die händische Unterschrift durch elektronische Authentifizierungsverfahren ersetzt, wobei die Identität des Gastes digital bestätigt wird (z.B. über Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung).
  2025 wurde als Maßnahme zur Entbürokratisierung die Pflicht für inländische Gäste (deutsche Staatsbürger in Deutschland), einen Meldeschein auszufüllen, aufgehoben. Das bedeutet, formal müssen sie keinen Meldeschein mehr abgeben. Dieses Wegfallen der Meldepflicht kann problematisch sein, weil für die Erhebung von Kurtaxe oder Nächtigungsabgaben weiterhin (Melde)daten als Grundlage nötig sind. Daher lassen viele Destinationen in Deutschland weiterhin auch Inländer erfassen, um die steuerliche und touristische Datenbasis zu bewahren.

 

Wie teuer ist die Ortstaxe – im Vergleich?

• Österreich: bis vor der Teuerungswelle 2024 oft € 1,50 – 3,50 pro Nacht. Beispiel Niederösterreich: € 2,50 (2026 Erhöhung geplant). In Tirol wurde die Nächtigungs- bzw. Aufenthaltsabgabe ab dem 1. Mai 2025 auf mindestens € 2,60 pro Person und Nacht angehoben, wobei die 34 Tourismusverbände bis zu € 5,00 festlegen dürfen. Die Region St. Anton am Arlberg nutzt den Spielraum nach oben schon seit November 2023 voll aus, auch im Ötztal, der größten Tourismusregionen Tirols, beträgt die Abgabe € 5,00 ab dem 1.11.2025.  Manchmal kommen weitere anders titulierte Abgaben hinzu (Mobilität, Infrastruktur, Umwelt, …). Die Abgabenhöhe kann auch je nach Saison anders sein.
• Wiener Kapriolen: Die Stadt hat die Abgabe 2024 von 2,5 % auf 3,2 % des Nächtigungspreises erhöht. Geplant war ein weiterer Sprung auf 8,5 % ab Dezember 2025 – damit auf Platz zwei der Städte in Europa (nach Amsterdam mit 12,5% des Übernachtungspreises). Nach massiver Kritik der Wirtschaft wurde dies entschärft und verschoben: Ab 1. Juli 2026 gilt zunächst 5 %, ab 1. Juli 2027 dann 8 %. Für die Hotellerie bedeutet das zumindest mehr Planungssicherheit. (Quellen gast.at und TN-Austria)
• Schweiz: Auch in der Schweiz wird eine Kurtaxe bzw. Tourismusabgabe erhoben. Je nach Region liegt sie zwischen etwa CHF 2,50 und CHF 5,00 pro Person und Nacht. Sie ist in vielen Ferienorten verpflichtend und finanziert unter anderem Bergbahnen, Wanderwege und touristische Infrastruktur. Teilweise ist die Abgabe bereits im Übernachtungspreis enthalten, häufig wird sie aber separat ausgewiesen.
• Deutschland: In deutschen Städten wird die Abgabe häufig prozentual vom Übernachtungspreis berechnet. Beispiel Berlin: Hier beträgt die City Tax 5 % des Netto-Übernachtungspreises. Städte wie Köln, Hamburg oder Bremen liegen ebenfalls bei rund 5 %. In klassischen Kurorten Deutschlands hingegen gibt es feste Kurbeiträge pro Tag, oft zwischen € 1 und € 3 je nach Saison. Die Bandbreite ist groß – vom kleinen Ostseebad bis zur Millionenstadt hat jede Kommune ihre eigene Regelung.
• Rest of Europa: Viele Städte setzen statt Prozentsätze auf fixe, nach Kategorie oder Wert gestaffelte Beträge. Die aktuelle Ortstaxe in Barcelona liegt je nach Unterkunftskategorie zwischen 6 und 11 Euro pro Person und Tag, in Paris zwischen 2,60 und 15,60 Euro pro Person und Nacht (zzgl. Regionalzuschlag), Rom 4 bis 10 Euro, Lissabon 4 Euro, Prag rund 2 Euro. Die Vergleichswerte beziehen sich auf einen standardisierten Zimmerpreis von 185 Euro. Insgesamt zeigt der Trend in Europa nach oben, viele Kommunen und Destinationen diskutieren weitere Erhöhungen.

 

Was passiert mit dem eingenommenen Geld?

Bei all den rechtlichen und technologischen Details darf man den eigentlichen Zweck nicht vergessen: Wozu zahlen Gäste eigentlich Ortstaxe, und was geschieht mit diesem Geld? Die kurze Antwort:

Die Ortstaxe finanziert die Tourismusinfrastruktur.

Damit leisten die Gäste einen Großteil der Kosten für Infrastruktur, die in Bereichen oft auch von Einheimischen genutzt wird. Das sollte man bei der Debatte um die nativen Auswirkungen von (Massen)tourismus bedenken.

In der Regel zieht der Beherbergungsbetrieb die Ortstaxe vom Gast ein – pro Nacht und Person – und führt den Betrag an Gemeinde oder Tourismusverband ab. Diese Stellen entscheiden, meist durch Gemeinderat oder Verbandsvorstand, über die konkrete Verwendung der Mittel. Typische Einsatzfelder sind die Instandhaltung von Wanderwegen, Loipen, Strand- und Schwimmbädern oder Museen sowie die Organisation von Veranstaltungen.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Gästekarte, die vielerorts kostenlose oder stark vergünstigte Mobilität ermöglicht, ebenso wie Eintritte oder Rabatte bei Sehenswürdigkeiten. Die Gästekarte kann nach einer digitalen Gästemeldung ebenfalls rein digital genutzt werden, Papp- oder Plastikkarten sind dann nicht mehr nötug. Die mobile Card wird mit nur einem Klick digital erstellt, an die gemeldeten Gäste gemailt und ist dann z.B. als QR-Code am Smartphone immer griffbereit.

Ein erfolgreiches Beispiel – sogar landesweit – ist der Südtirol Guest Pass (übrigens technisch auch bereitgestellt von feratel).

Zusammengefasst: Die Nächtigungs- oder Aufenthaltsabgabe ist keine beliebige Abgabe, sondern eine zentrale Einnahmequelle, um die Destination attraktiv und funktionsfähig zu halten. Gastgeber:innen fungieren dabei als Bindeglied zwischen Gast und Gemeinde – sie kassieren ein und leiten weiter. Die Bevölkerung vor Ort profitiert indirekt von den Einnahmen mit.

 

Vorteile der Digitalisierung nutzen

Die Vorteile der elektronischen Meldung sind klar:

• Weniger Verwaltungsaufwand: Modellrechnungen beziffern die Einsparung bei der administrativen Arbeit auf bis zu drei Viertel. Früher wurden Meldescheine händisch sortiert, gestempelt, gezählt und ans Amt gemeldet. Heute erledigen Systeme wie feratel Deskline diesen Prozess automatisch – von der Buchung über die Abrechnung bis zur Archivierung. Für Gastgeber:innen bedeutet das deutlich weniger Papierkram und mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
• Weniger Fehler, bessere Datenqualität: Handgeschriebene Meldescheine führten oft zu Zahlendrehern oder unleserlichen Namen. Digital erfasste Daten sind eindeutig, statistisch auswertbar und fehlerärmer. Über 80 % der Meldungen in Österreich laufen bereits über feratel – neun von zehn davon vollautomatisch über Schnittstellen zu Hotelsoftware. Systeme wie der feratel Reisedokument-Scan lesen Informationen direkt aus Ausweisen und Pässen aus – auch fremdsprachige Schriftzeichen werden korrekt erkannt. So sinkt die Fehlerquote nochmals deutlich.
• Schnell verfügbare Datenbasis: Tagesaktuelle Meldededaten sind die Basis für präzise Auslastungszahlen und Prognosen. Diese sorgen für fundierte Entscheidungen beim Dynamic Pricing , also der flexiblen Preisgestaltung nach Nachfrage und Auslastung. Dadurch werden Einnahmen optimiert und Kapazitäten besser genutzt. Zusätzlich unterstützt die Echtzeit-Datenanalyse die effiziente Planung von Marketing, Personal und Infrastruktur wie Öffi-Kapazitäten.
• Zeitersparnis & Komfort: Gäste können ihre Daten schon vor Anreise digital eingeben (Pre-CheckIn). Vor Ort genügt dann eine digitale Bestätigung oder Signatur. Das reduziert Wartezeiten an der Rezeption und beschleunigt Abläufe – vom Einchecken bis zur Ausgabe der Gästekarte.
• Bessere Gästeservices: Die elektronische Meldung schafft die Basis für Mehrwertangebote. Automatisch verknüpfte Mobilitätskarten, digitale Skipässe oder Museumseintritte landen direkt auf dem Smartphone der Gäste. Damit werden Zusatzleistungen ohne Umwege verfügbar – ein reibungsloses Urlaubserlebnis.
• Nachhaltigkeit & Hygiene: Weniger Papier bedeutet weniger Abfall und kontaktlose Abläufe. (Mehr Ideen zu Nachhaltigkeit von Hotels in diesem eCoach-Artikel.)

Die Vorteile der elektronischen Meldung lassen sich auch gut kommunizieren. Hier ein Beispiel vom TVB Mayrhofen-Hippach: Mit dem Poster „Melde elektronisch“ wirbt er für die Vorteile digitaler Gästemeldung – weniger Papier, schneller, einfacher und umweltfreundlicher.

 

Umsetzung in der Praxis

Es gibt spezielle IT-Systeme für die Durchführung und Verwaltung der Gästemeldung.

feratel Meldesystem: In Österreich ist feratel nahezu flächendeckend im Einsatz. Über 1.200 Gemeinden – darunter fast alle großen Tourismusorte – nutzen dieses System, rund 80 % aller Meldungen laufen darüber. Das System ist modular aufgebaut, erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und bietet Zusatzfunktionen: Online-Gästeverzeichnis, Online-CheckIn mit Reisepass-Scan und digitaler Unterschrift, automatische Abrechnung der Ortstaxe inklusive Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und Statistik Austria sowie Auswertungen in Echtzeit für Gemeinden und Tourismusverbände.

Integration in bestehende Systeme: Viele Betriebe arbeiten mit einer Hotelsoftware (PMS). Hier kommt es auf die richtigen Schnittstellen zu den Meldesytemen an. Über 170 Hotelprogramme sind an feratel angebunden. Das heißt: Wird eine Reservierung im PMS erfasst, gehen die Meldedaten automatisch an das Gästemeldesystem – ohne doppeltes Eintippen. Wer kein PMS nutzt, kann Meldungen im feratel WebClient eingeben oder Gäste über ein Online-Formular sich selbst erfassen lassen (Self-CheckIn).

Alle Wege führen dazu, dass die Daten digital bei der Behörde ankommen und die Abrechnung automatisiert erstellt wird.

Fazit

Die Digitalisierung des Meldewesens mag nach Umgewöhnung klingen, bringt aber starke Erleichterung und neue Chancen für alle Gastgeber:innen. Anstatt im Papierkram zu versinken, kannst man sich mehr auf seine Gäste konzentrieren und ihnen dank digitaler Prozesse ein moderneres Urlaubserlebnis bieten – schon vor der Anreise.

Folgefragen: Wer hilft mir dabei, die Vorteile zu nutzen? Was, wenn etwas nicht funktioniert? Hier kommt Ihr Tourismusverband oder Ihre Gemeindeverwaltung ins Spiel. Zögern Sie nicht,  nach Unterstützung zu fragen.

Offenlegung: Ich bin Mitarbeiter der Firma feratel, schreibe auf eCoach.at jedoch unabhängig von geschäftlichen Interessen und nach bestem Wissen und Gewissen.