Hotelmarketing mit Email-Newslettern (III)

Schritt 3: Organisation

Das Aufsetzen der Prozesse und Systeme für einen eigenen Newsletter verlangt leider einiges an Zeit und Hirnschmalz. In diesem eCoach-Artikel finden Sie die wichtigsten organisatorischen Fragen und Antworten …

Wer hat Zeit dafür?

Wer kümmert sich um die Redaktion und die Nachbearbeitung? Hat der oder diejenige ausreichend Zeit dafür? Gibt es eine Agentur, die Arbeitsschritte übernehmen kann?

Sprechen Sie darüber mit Mitarbeitern, Familienmitgliedern und Agenturen. Hat schon jemand Erfahrung mit E-Mail-Werbung? Einen Newsletter zu betreuen kann auch eine schöne Erweiterung der bisherigen Aufgaben sein. E-Mail-Marketing fordert sowohl Kreativität als auch Genauigkeit. Merke: Weil Fehler bei der Adressselektion auch rechtliche Konsequenzen haben können (SPAM) ist Verantwortungsbewusstsein gefragt. „Mach mal schnell einen Newsletter“ wird nicht funktionieren. In einen Versand können schon mal 10 bis 20 Stunden Arbeit fließen.

Selbst wenn Sie auf Agenturen zurückgreifen können, bedenken Sie eine Aufteilung: Mindestens die Aufgaben Redaktion (Schritt 4) und die Analyse (Schritt 8) sollten Sie nicht ganz abgeben. Die Gestaltung und Erstellung (Schritt 5) und der Versand (Schritt 6) der Newsletter können gut ausgelagert werden.

Ansonsten: Haben Sie einen sehr kleinen Verteiler (wenige Hundert Adressen) und ein sehr enges Budget,  und jemand (oder Sie selber) mit Zeitreserven, können Sie auch alle Schritte selbst durchführen. Dann brauchen Sie auf jeden Fall eine Software bzw. ein Versandprogramm zur Unterstützung …

Nützen Sie Versandsysteme

Mit welchem E-Mailing-System versenden Sie Newsletter? Ihr normales E-Mail-Programm (Outlook etc.) ist für Massenversendungen aus vielen Gründen nicht geeignet. Haben Sie eine Werbeagentur, die Ihnen ein Newslettertool zur Verfügung stellen kann (das sie selbst von einem größeren Anbieter lizensiert haben)? Alternativ gibt es heutzutage teilweise sogar kostenfreie Mailingsysteme im Internet.

In diesem Artikel von Email-Tool-Tester.com werden verschiedene Systeme vorgestellt und getestet. Die Lösungen Clever Reach, MailCimp (nur englisch) und Newsletter2Go sind empfehlenswert und bei Aussendungen bis 1.000 oder 2.000 Adressen sogar gratis.

Nach der Auswahl des Versandsystem müssen Sie ein paar Grundeinstellungen festlegen:

Definieren Sie einen Absender

Da schon beim Überfliegen des Posteingang-Ordners über das weitere Schicksal Ihrer E-Mail entschieden wird, sollten Sie einen Absender wählen, der dem Empfänger Ihres Newsletters geläufig und vertrauenswürdig ist – also der Name des Hotels und am besten einer bekannten Person, die über Jahre die selbe bleiben wird (max.mustermann@hotelname.at oder mustermann@hotelname.at).
Der Hintergrund: Immer mehr E-Mails kommen nie beim Leser an, weil die Empfänger ihre Anti-Spam-Filter so eingestellt haben, dass nur E-Mails von Absendern durchgelassen werden, die dem Empfänger bekannt sind. „Bekannt“ heißt in diesem Fall, dass der Absender sich im persönlichen Adressbuch des Nutzers befindet.

Geben Sie dem Kind einen Namen

Klar, „Newsletter“ ist der nahe liegende Gedanke. Doch wie viele „Newsletter“ haben Sie täglich in Ihrem Posteingang? Mein Tipp: Fallen Sie auf und nennen Sie Ihre E-Post anders, wie z. B. „Hotelpost“ etc. Im Beispiel unten sieht man, der Newsletter von HolidayCheck heißt „Urlaubspost“ und hebt sich allein damit von den anderen zwei Newslettern ab:

Glückwunsch, Sie haben bisher die Strategie für Ihr Newsletter-Marketing festgelegt, einige Vorbereitungen getroffen und die Organisation geklärt. Im nächsten Artikel auf eCoach.at wird’s konkret: wir sammeln die Inhalte in der Redaktion (Schritt 4).