Angebot (IV) – Aufbau und Inhalt

So sieht ein perfektes Angebot für Ihr Hotel aus

Damit ein Angebot leicht zu lesen ist, sich von anderen Anbietern abhebt und „verkauft“ braucht es mehr als ein kurzes

„ja, wir haben noch ein Zimmer frei. EUR 34 pro Person mit Frühstück. Mit freundlichen Grüßen“.

Absender und Betreff mit Signalwirkung

Schon vor dem Inhalt einer E-Mail liest der Empfänger den Absender und den Betreff . Wie im Artikel über Newsletter Redaktion beschrieben, ist der Betreff wesentlich, ob eine E-Mail geöffnet wird. Ein Tipp dazu: weg von der Sender-Denke hin zur Lesersicht, also statt „unser Angebot“ besser „Ihr Urlaub im Haus XY, vom … bis …“. Den Betreff der ursprünglichen Anfrage kann man danach immer noch stehen lassen.

Auch der Absendername hat Signalwirkung im Posteingang. Der Absender sollte den Hausnamen und am besten auch den Ort wiederholen, damit der Empfänger in der Flut seines E-Mail-Eingangs Ihr Angebot gleich finden kann. (Mehr dazu im Artikel Newsletter – Organisation)

Aufbau des Angebots

Die Hotelberatungsfirma Kohl & Partner empfiehlt diesen Aufbau für ein überzeugendes E-Mail-Angebot:

• Kopfzeile
  Oben ein grafisch gestalteter Header. Der sollte die selbe Gestaltungslinie wie Ihre Homepage haben, der Wiedererkennungseffekt ist wichtig. Der Gast war ja wahrscheinlich vorher schon auf Ihrer Webseite. Im Idealfall ist das eine Kombination aus einem ansprechenden Bild und Ihrem Logo.
• Persönliche Anrede
  des Gastes mit seinem Namen
• Einleitung
  Nun folgen 3 bis 5 Zeilen was das Besondere an Ihrem Haus ist:„Ihr Urlaub im Haus XYZ wird Sie und Ihre Familie begeistern! … direkt an der Loipe … erweitertes Frühstück … Weinabend …“
• Rückfragen beantworten
  Wenn es welche gab – ja, schon vor dem eigentlichen Angebot. Vorteil: hier erkennt sich der Gast sofort wieder, er fühlt sich mit seinen Wünschen angesprochen und „abgehlot“.
• Angebot bzw. Alternativangebote
  Also das konkrete Zimmer mit Beschreibung und dem Preis
• Rechtliche Hinweise

Das Angebot ist unverbindlich, dass heißt vorbehaltlich Zwischenverkauf. Dieser Hinweis muss rein. Warum? Der Beherbergungsvertrag kommt – wie viele andere Verträge – durch Angebot und Annahme zustande. Wäre Ihr E-Mail-Angebot schon verbindlich, könnte der Gast irgendwann in der Zukunft es annehmen, und Sie wären zur Leistung verpflichtet (ob das Zimmer noch frei ist oder nicht). Wenn Sie es aber als unverbindlich kennzeichnen, entsteht erst mit dem Reservierungswunsch des Gastes ein Angebot und der Vertrag kommt letztlich erst durch Ihre Buchungsbestätigung zustande.

Außerdem rät die Wirtschaftskammer Tirol: „AGBs müssen bereits im ANGEBOT enthalten sein!“ Nur weil die AGBH möglicherweise als „Verkehrssitte“ angesehen werden, ist ein mitschicken der AGBH „möglicherweise nicht unbedingt erforderlich, aber dringendst anzuraten!“.*   Darum gehört in jedes Angebot zumindest dieser Hinweis: Es gelten die AGB auf unserer Webseite (verlinkt auf die richtige Seite wo die eigenen AGB oder AGBH stehen, wer sich der Vertragsbedingungen der Österreichischen Hotelerie bedienen will).  Es ginge zur Not auch Hyperlink und Verweis auf die Seiten der Wirtschaftskammer mit den AGBH in vielen Sprachen.

• Liste aller Inklusivleistungen in Ihrem Hotel
  Das „rechtfertigt“ sozusagen den Preis darüber.

  

• Schlussformel
  Bitte kein abgedroschenes „… freuen, in unserem Haus begrüßen zu dürfen …“ sondern etwas Frisches und Persönliches. Der sogenannte Call to Action ist eine direkte Aufforderung zum antworten, natürlich auch wenn noch Fragen offen sind.
• Absender
  Mit Vor- und Zunamen – möglichst kein anonymes „Rezeption“ oder „Team“. Ideal wäre ein Bild der Person plus Unterschrift, das wirkt verbindlich.
• PS
  Das ist einer der aufmerksamkeitsstärksten Plätze in Ihrem Angebot. Nützen Sie den für ein schlagendes Verkaufsargument oder eine Verknappung: „Das Zimmer halte ich Ihnen frei bis zum … Bitte antworten Sie wegen der starken Nachfrage bis dahin. Danke“

Aber wie erzeugt man so ein umfangreiches Angebot mit überschaubarem Aufwand? Komfortabel wäre ein Hotelprogramm mit Angebotsfunktion, wie im letzten Beitrag angesprochen.

Wer das Programm Feratel WebClient 4 verwendet kann neuerdings mit einem kostenpflichtigen Zusatzmodul (€ 140,- im Jahr) ansehnliche Angebote erstellen.

Tipp: Unbedingt nutzen sollte man die Funktion, die Angebotsvorlagen aufs eigene Haus anzupassen.

Für alle anderen bleibt nur die Möglichkeit, Standardsoftware zu nutzen. Das Mail-Programm Outlook bietet eine komfortable Verwaltung von Textbausteinen, das nutzt nur kaum jemand. Darum kommt im nächsten Teil der Serie zum Verkaufen mit Angeboten eine Anleitung, wie man in Outlook HTML-E-Mails erstellt, Textbausteine anlegt und Grafiken verwaltet.

 

* Quelle Mag. Sabine Pinggera, Wirtschaftskammer Tirol Fachgruppe Hotellerie und RA Mag. Norbert Huber pfurtscheller orgler huber, rechtsanwälte, Vortrag „Vertragsrecht AGBH – Allgemeine Geschäftsbedingungen Hotellerie“, http://www.privatvermieter-tirol.at/de/downloads-formulare